Опыт автоматизации процессов оказания юридических услуг в Обществе защиты дольщиков

Общество защиты дольщиков c момента основания использует различные средства автоматизации оказания услуг.


Сейчас в работе около 300 проектов. Из них половина – дела на стадии судебного разбирательства, а половина на этапе первичной консультации и заключения договора.


Хотя судебные процессы в Обществе защиты дольщиков типовые, их реализация требует согласованных действий проектной группы из трёх человек и клиента в течение 4–12 месяцев. При такой сложности и большом их количестве неизбежны ошибки. Чтобы их минимизировать, нужно: во-первых, сохранять всю имеющуюся по проекту информацию, во-вторых, чётко представлять необходимую последовательность дальнейших действий.

Для работы с информацией в Обществе защиты дольщиков используются приложения на компьютерах и смартфонах. Для создания и изменения документов – стандартные офисные десктоп-программы. Для совместной работы с документами, электронной почты и календарей – облачные веб-приложения.


На компьютерах и в облаке хранятся не только проекты документов, но и сканы абсолютно всех бумажных документов по делу. Количество сканов и проектов документов по проекту варьируется от пары десятков до пары сотен. Для удобной сортировки файлов специалистами Общества защиты дольщиков была разработана маска названий файлов, облегчающую восприятие их хронологии и содержимого. Так можно работать с делом с любого устройства, даже не имея доступа к бумажной папке в офисном шкафу.


Составленные вручную документы нужно проверять по два-три раза. Но ошибки всё равно неизбежны.


Для минимизации потерь в Обществе защиты дольщиков шаблоны документов заполняются не копированием вручную повторяющихся данных, а автоматической их подстановкой из таблиц. Данные в них вводятся однократно через удобные формы, а могут использоваться для заполнения сразу многих шаблонов документов. Например, ФИО и паспортные данные клиента, наименование и ИНН ответчика могут использоваться в договоре, в иске, в заявлении на выдачу исполнительного листа. Даже если шаблон изменится, на основе ранее введённых в таблицу данных можно легко сформировать новые документы.


Так в Обществе защиты дольщиков удалось практически полностью исключить из документов технические ошибки. Если в данных будет обнаружена ошибка, то достаточно её исправить в таблице, и просто заново сформировать документы по шаблону.


С помощью таблиц можно учитывать информацию о необходимых действиях по проектам, хранить контакты, производить сквозную аналитику. Но неудобно. Для того, чтобы учесть несколько десятков выполненных задач, в таблице необходимо в как минимум в три раза больше столбцов: название действия, дата и исполнитель. Контакты из таблицы сами не подгрузятся в контакты облачных сервисов, а значит входящий вызов не определится и при написании письма нужно будет вручную копировать электронный адрес. Быстрая сквозная аналитика также не получится.


Для решения этих проблем в Обществе защиты дольщиков используются облачные информационные системы по управлению проектами. Проект в системе включает распределенные во времени задачи и связанные с ними организации и контакты.


Проект создаётся с момента обращения потенциального клиента по любому из каналов коммуникаций. Сохраняются контактные данные и привязываются имеющиеся или создаются новые относимые организации и контакты.


С проектом связываются такие организации как застройщик (ответчик), девелоперский проект, в который участник строительства инвестировал деньги, рассматривающие дело суды всех инстанций, банки со счетами должника и другие относимые организации. Контактами проекта являются клиент, рассматривающие дело судьи всех инстанций, представители ответчика и другие относимые контакты. Привязка организаций и контактов – это не только удобный доступ к их реквизитам, но и накопление статистики для последующего анализа.


Задачи ставятся руководителем проекта полуавтоматически по шаблону: стадия проекта выбирается вручную, и задачи из шаблона автоматически распределяются по дням и между исполнителями с заранее заданным описанием. В типовых проектах Общества защиты дольщиков 5-10 стадий, например: «заключение договора», «подача иска», «первая инстанция», «ознакомление с делом». Обычно бывает от 30 до 90 задач, таких как: «составление иска», «направление иска в суд», «получение информации о дате предварительного заседания».


Все участники проектной группы видят свои и чужие задачи, а также связанную информацию. Так достигается синергия командной работы: без излишнего взаимодействия понятно кому и что делать, как совместить однотипные или выполняемые в одном месте задачи.


Благодаря облачным информационным системам по управлению проектами в Обществе защиты дольщиков сложно забыть что-то сделать, уменьшаются барьеры для работы с клиентами, упрощается анализ накопленной информации.


В Обществе защиты дольщиков шесть человек, используя средства автоматизации, ведут одновременно три сотни проектов. При этом за всю историю по типовым делам нет ни одного вступившего в силу решения суда с полным отказом в иске.

 

Бутовичев Денис Владимирович,
управляющий партнёр Общества защиты дольщиков.


Нет комментариев
Добавить комментарий